Datenschutzerklärung für MEDOKAUZ

Stand: 3. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der App MEDOKAUZ ist:

2. Zweck der App

MEDOKAUZ dient der persönlichen Organisation und Dokumentation von medizinischen Unterlagen, insbesondere Arztrechnungen, medizinischen Kostenbelegen, Befunden und zugehörigen Dokumenten.

Die App ist ein Organisations- und Dokumentationswerkzeug. Sie nimmt keine medizinische Diagnose, Behandlungsempfehlung oder rechtliche, versicherungsrechtliche beziehungsweise beihilferechtliche Bewertung vor.

3. Lokale Verarbeitung und Speicherung

Die vom Nutzer in MEDOKAUZ erfassten Daten werden grundsätzlich lokal auf dem verwendeten Endgerät verarbeitet und gespeichert. Hierzu können insbesondere Namen von Patienten bzw. behandelten Personen, Angaben zu Ärzten, Apotheken, medizinischen Einrichtungen und sonstigen Leistungserbringern, Behandlungs- und Rechnungsdaten, Angaben zu medizinischen Leistungen und Arzneimitteln, Rechnungsbeträge sowie medizinische Dokumente, Befunde, Rechnungen und Kostenbelege gehören.

Diese Informationen können Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten.

Eine zentrale Speicherung der regulär innerhalb der App erfassten Daten auf dem MEDOKAUZ-Server findet grundsätzlich nicht statt. Eine Übertragung erfolgt nur bei Funktionen, bei denen dies ausdrücklich erforderlich ist, insbesondere bei der freiwillig gestarteten KI-Erkennung. Vom Nutzer selbst ausgelöste Exporte, Sicherungen oder Weitergaben bleiben hiervon unberührt.

4. Schutz der lokal gespeicherten Daten

MEDOKAUZ verwendet technische Maßnahmen zum Schutz der lokal gespeicherten Daten. Dazu gehören insbesondere eine verschlüsselte lokale Datenbank sowie Möglichkeiten zur Absicherung des Zugriffs auf die App über die vom Gerät bereitgestellte Authentifizierung. Die Sicherheit dieser Funktionen hängt teilweise auch von den Sicherheitseinstellungen und Schutzmechanismen des verwendeten Endgeräts ab.

5. Optionale KI-Erkennung

MEDOKAUZ bietet eine freiwillige KI-gestützte Erkennung bestimmter Dokumentinformationen an. Die KI-Erkennung wird nur durchgeführt, wenn der Nutzer diese Funktion ausdrücklich startet.

Hierfür wird das vom Nutzer ausgewählte Dokument verschlüsselt über HTTPS an den MEDOKAUZ-Server übertragen. Von dort wird das Dokument zur automatisierten Analyse über die API von OpenAI an OpenAI übertragen. Dabei können personenbezogene Daten und Gesundheitsdaten verarbeitet werden, die im ausgewählten Dokument enthalten sind.

Zweck dieser Verarbeitung ist die Extraktion von Informationen aus dem Dokument, um entsprechende Eingabefelder in MEDOKAUZ vorauszufüllen. Die erkannten Angaben werden nicht automatisch als endgültige Daten gespeichert, sondern müssen vom Nutzer überprüft werden.

Die Nutzung der KI-Erkennung ist freiwillig. MEDOKAUZ kann auch ohne diese Funktion verwendet werden.

6. Einwilligung in die KI-Verarbeitung

Vor der erstmaligen Nutzung der KI-Erkennung informiert MEDOKAUZ über die hierfür erforderliche externe Datenverarbeitung und fordert eine entsprechende Zustimmung an. Eine erteilte Zustimmung kann innerhalb der App im Bereich „Datenschutz & KI“ zurückgesetzt werden. Wird nicht zugestimmt, kann MEDOKAUZ weiterhin ohne KI-Erkennung verwendet werden.

Soweit für die Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und bei Gesundheitsdaten auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

7. Verarbeitung auf dem MEDOKAUZ-Server

Für die KI-Erkennung wird das ausgewählte Dokument vorübergehend auf dem MEDOKAUZ-Server verarbeitet. Das Dokument wird dort für die technische Verarbeitung und Weiterleitung der KI-Anfrage verwendet. Die hierfür erzeugte temporäre Datei wird nach Abschluss der Anfrage gelöscht.

Für die KI-Nutzung können technische Nutzungsinformationen wie das verwendete KI-Modell, die Anzahl verarbeiteter Tokens und daraus resultierende Kosten protokolliert werden. Patienten-, Rechnungs- oder Dokumentinhalte werden dabei nicht gezielt in diesen Nutzungsprotokollen gespeichert.

8. Verarbeitung durch OpenAI

Für die KI-Erkennung wird die OpenAI API eingesetzt. Das ausgewählte Dokument wird zu diesem Zweck an OpenAI übertragen und dort automatisiert verarbeitet.

Nach den Angaben von OpenAI werden Daten, die über die API übermittelt werden, standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung der OpenAI-Modelle verwendet, sofern nicht ausdrücklich einer entsprechenden Datenfreigabe zugestimmt wurde.

MEDOKAUZ verwendet bei der Responses API die Einstellung store=false. Dadurch wird die standardmäßige Speicherung des Response-Anwendungszustands deaktiviert. Davon unabhängig können bei der API-Nutzung Abuse-Monitoring-Logs entstehen. OpenAI gibt an, dass diese standardmäßig bis zu 30 Tage aufbewahrt werden können, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich erforderlich oder zum Schutz der Dienste oder Dritter notwendig ist.

Weitere Informationen: OpenAI – Data controls in the OpenAI platform.

9. Automatisierte Entscheidungen

Die KI-Erkennung dient ausschließlich als Unterstützung bei der Datenerfassung. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. MEDOKAUZ entscheidet insbesondere nicht über Diagnosen, Behandlungen, Erstattungsansprüche, Beihilfeansprüche oder Versicherungsleistungen.

10. Berechtigungen des Endgeräts

MEDOKAUZ kann für bestimmte Funktionen Berechtigungen des Endgeräts benötigen, beispielsweise für die Erfassung von Dokumenten mit der Kamera oder für Benachrichtigungen. Solche Berechtigungen werden für die jeweilige App-Funktion verwendet und können über die Systemeinstellungen des Endgeräts verwaltet oder widerrufen werden.

11. Backups und Exporte

MEDOKAUZ bietet Funktionen zur Sicherung beziehungsweise zum Export von Daten. Eine solche Sicherung oder Weitergabe wird vom Nutzer selbst ausgelöst. Sobald eine exportierte Datei außerhalb von MEDOKAUZ gespeichert oder an andere Anwendungen oder Dienste weitergegeben wird, hängt die weitere Verarbeitung auch vom gewählten Speicherort beziehungsweise Empfänger ab. Aufgrund möglicherweise enthaltener Gesundheitsdaten sollten Sicherungs- und Exportdateien besonders geschützt werden.

12. Speicherdauer und Löschung

Lokal in MEDOKAUZ gespeicherte Daten verbleiben grundsätzlich auf dem Endgerät, bis sie vom Nutzer innerhalb der App gelöscht werden oder die lokalen App-Daten beziehungsweise die App entsprechend entfernt werden.

Bei der KI-Erkennung auf dem MEDOKAUZ-Server erzeugte temporäre Dokumentdateien werden nach Abschluss der jeweiligen Verarbeitung gelöscht. Für die Verarbeitung durch OpenAI gelten ergänzend die in Abschnitt 8 beschriebenen Aufbewahrungsregelungen.

13. Weitergabe personenbezogener Daten

Eine Weitergabe der lokal gespeicherten Inhalte an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, sofern der Nutzer nicht selbst eine entsprechende Funktion auslöst. Bei Nutzung der optionalen KI-Erkennung werden die hierfür erforderlichen Daten entsprechend den vorstehenden Abschnitten an den MEDOKAUZ-Server und an OpenAI übermittelt.

14. Rechte betroffener Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie ein Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.

Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Da die regulären MEDOKAUZ-Daten grundsätzlich lokal auf dem Endgerät gespeichert werden, hat der Verantwortliche auf diese Daten grundsätzlich keinen serverseitigen Zugriff. Viele dieser Daten können deshalb unmittelbar innerhalb der App verwaltet und gelöscht werden.

Für datenschutzbezogene Anfragen kann die oben genannte E-Mail-Adresse verwendet werden. Darüber hinaus besteht nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen von MEDOKAUZ, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird über die für MEDOKAUZ angegebene Internetadresse bereitgestellt.